如果我問你，你和客戶、領(lǐng)導(dǎo)、跨部門同事最常用的溝通方式有哪些？發(fā)郵件，絕對是其中一項(xiàng)。越是重要的內(nèi)容，越是需要以郵件的形式進(jìn)行溝通。郵件的寫作水平可以說是一個(gè)人是否「職業(yè)」的一面鏡子。今天我就來和你說說如何寫好一封電子郵件。
電子郵件是我們工作中最常用到的一種表達(dá)形式。在日常工作中，你有沒有碰到過這樣的情況？郵件寫完之后，發(fā)現(xiàn)忘了添加附件，發(fā)出去之后急急忙忙加了一句「不好意思，剛才忘了添加附件……」
沒有主題就把郵件發(fā)了出去，雙方來回的郵件中一直掛著「（無主題）」幾個(gè)字，好不尷尬。
郵件里寫了好多內(nèi)容，對方卻一直沒有給你回復(fù)……
這些錯(cuò)誤我都犯過。為了讓大家避免少犯錯(cuò)，并使用好電子郵件這個(gè)手段，我總結(jié)了一些使用電子郵件你需要注意的要點(diǎn)，以及千萬不要做的事情，與你分享。
一封優(yōu)秀工作郵件需要包含的 5 個(gè)部分
1.郵件標(biāo)題；
2.收件人和抄送人；
3.附件；
4.郵件正文；
5.作者簽名；
一封優(yōu)秀電子郵件的正確寫作順序
附件——正文——主題——收件人
附件在最前，是為了防止忘記添加附件的尷尬；主題放在正文后是由于，很多郵件你在寫的時(shí)候并不知道如何準(zhǔn)確地表達(dá)主題，或者在主題上卡殼了，如果你把郵件正文寫完之后，主題自然也能寫得更明確；收件人放在最后寫是因?yàn)榕锣]件寫到一半，不小心誤發(fā)了出去，從而造成尷尬。
電子郵件各部分的撰寫方法
郵件標(biāo)題：簡單直接，善用標(biāo)簽
①標(biāo)題要簡單直接
標(biāo)題要簡單直接，并要注意主題的細(xì)節(jié)。如果你想給大家發(fā)周會備忘錄，標(biāo)題寫成「周會備忘錄」不如寫成「周會備忘錄-2017 09 20」更好，郵件還有一個(gè)好處是可以隨時(shí)搜索查看，日后去搜索的時(shí)候，郵箱里躺著一堆「周會備忘錄」和帶有日期標(biāo)記的「周會備忘錄」，哪種做法會更好？
比如「師北宸@36氪開氪專欄寫作課提綱」，也不如「師北宸@37氪開氪專欄寫作課提綱-001版」更好。總之，不要怕麻煩，越細(xì)致越好。前期的麻煩是為了后續(xù)溝通更加節(jié)省雙方的時(shí)間。
②善用標(biāo)簽，提升打開率
如果特別重要、緊急，可以在標(biāo)題加上「【重要】」、「【緊急】」甚至可以加上「【今天內(nèi)回復(fù)】」這樣的標(biāo)簽。收件方很可能每天收到幾十封郵件，通過這樣的方式讓對方先看你的郵件，以免漏掉了重要信息，耽誤項(xiàng)目進(jìn)展。
收件人和抄送人：直接溝通對象是收件人而非抄送人，不提倡使用「密送」功能
發(fā)送給（TO）需要知悉且希望對方回復(fù)的人（收件人），抄送（CC）給「需要知悉但不需要回復(fù)」的人，不要使用密送（BCC）。
收件人是你溝通的直接對象，郵件正文放上收件人的名字；與這個(gè)主題相關(guān)的人是你的抄送對象，可以不寫抄送對象的名字，你認(rèn)為需要知悉這件事情的人都可以抄送給對方，但是請謹(jǐn)慎使用，因?yàn)槊總€(gè)人每天都會收到很多郵件，不要打擾與主題無關(guān)的人。
關(guān)于密送功能值得單獨(dú)拿出來討論一番。
我在過去十幾年的郵件使用經(jīng)歷中使用密送的次數(shù)不超過五次，其中有 2-3 次是測試，另外的2-3次是發(fā)給別人的郵件中使用過。最后一次準(zhǔn)備使用密送功能的時(shí)候，我直接使用了「轉(zhuǎn)發(fā)」，而不是密送給對方。「密送」這個(gè)功能的設(shè)計(jì)本意是希望所有的收件人/抄送人不知道密送對象，但這個(gè)功能的設(shè)計(jì)就像你把大家的討論給某個(gè)人「打小報(bào)告」。我認(rèn)為這樣的態(tài)度不夠敞亮，非常不提倡使用「密送」這個(gè)功能。
附件：如有附件，先添加附件，然后再寫正文
【重要！】別忘了添加附件。很多人發(fā)郵件經(jīng)常犯的一個(gè)錯(cuò)誤是郵件發(fā)出去之后，發(fā)現(xiàn)忘了添加附件。所以發(fā)郵件的時(shí)候最好的習(xí)慣是：先添加附件，然后寫正文，然后是主題，最后寫上收件人。這樣可以避免忘記發(fā)附件的尷尬。——現(xiàn)在有一些郵箱有提示系統(tǒng)，如果你的郵件中提到了「附件」兩個(gè)字而沒有添加附件，系統(tǒng)會提示你添加附件。但為了養(yǎng)成好的習(xí)慣，以及避免換了郵箱系統(tǒng)之后不會再有智能提示，還是養(yǎng)成好的習(xí)慣更保險(xiǎn)。
郵件正文：用全名稱呼對方，正文圍繞主題，重點(diǎn)注意標(biāo)注
①用全名稱呼對方，最有好感
郵件的開頭，要稱呼對方。相比「Hi」和「Dear」，不如直呼對方的名字。比如，我更喜歡你直接叫我「師北宸」，這樣會讓我感覺更舒服，但注意一定不要把別人的名字寫錯(cuò)！每個(gè)人都會特別在意自己的名字，寫上對方的名字是禮貌和尊重，也會讓對方對你有更多好感。
②刪掉或添加某個(gè)收件人，要在郵件一開始注明
在多人討論的郵件中，如果刪掉了某個(gè)收件人或者添加了某個(gè)收件人，要在郵件一開始注明。比如在郵件一開頭注明「+張明」，或者「-王二」，這樣所有收件人知道哪些人加入了討論，哪些人離開了討論。
③郵件正文要圍繞主題，盡量簡潔
在郵件的一開始就要說明來意。比如：「我是某某某，想邀請你合作一門課程」。我能馬上判斷對這封郵件是否感興趣，勁兒決定是否要繼續(xù)閱讀下去。
郵件的整體結(jié)構(gòu)可以為：表明主題—>細(xì)節(jié)闡述—>小結(jié)。表達(dá)上盡量簡潔，所有信息圍繞主題，不相關(guān)的內(nèi)容刪掉。
④需要對方重點(diǎn)注意的地方要標(biāo)注出來
在郵件正文中，一些血藥對方重點(diǎn)注意的內(nèi)容，一定要標(biāo)注出來，用最短的時(shí)間抓住對方的注意力。「合作開發(fā)職場寫作方向的線上課程」這句就是整篇郵件的重點(diǎn)，標(biāo)注后，很容易就吸引了我的注意。
⑤作者簽名：最能體現(xiàn)寫信人的「職業(yè)化」
作者簽名也是很多人在寫郵件時(shí)經(jīng)常忽略掉的一個(gè)問題，寫不寫作者簽名，作者簽名能否寫清楚最能體現(xiàn)一個(gè)人是否「職業(yè)化」。微信是現(xiàn)在人們的主要溝通方式，所以在作者簽名欄留下你的微信號，或者附上微信二維碼，會大大降低對方聯(lián)系你的成本。也更容易達(dá)成聯(lián)系。
作者簽名寫在左下角即可，不需要像傳統(tǒng)紙質(zhì)信函一樣寫在右下角。一方面，不同的郵件系統(tǒng)在「讀取」對方郵件的時(shí)候，格式容易出現(xiàn)錯(cuò)誤；另一方面，電子郵件更多是簡潔、直接、高效、閱讀習(xí)慣是從左至右，如果大家把署名都放在右下角，對于閱讀效率是一個(gè)很大的打擾——從左至右的閱讀過程突然要跳到最右邊，是很大的閱讀干擾。
撰寫電子郵件時(shí)的其他注意事項(xiàng)
一封郵件只說一件事情，不要表達(dá)多件事情。如果想討論多件事情，可以分別寫多封郵件探討。
2.溝通的第一原則：能當(dāng)面溝通的不要通過電話，能電話溝通的不要通過文字。如果當(dāng)面溝通或電話溝通更合適的內(nèi)容，就不要寫電子郵件。否則就是浪費(fèi)你自己和對方的時(shí)間。
3.別寫自己的事情，寫對方感興趣的事情。從一開始就寫能引起對方興趣的事情。
4.不要通過電子郵件討論有復(fù)雜議題或有重大分歧的話題，尤其涉及多個(gè)人的時(shí)候。這種情況更適合約一個(gè)工作會議討論解決。電子郵件適合闡述「事實(shí)性」的內(nèi)容，比如會議紀(jì)要、合作備忘、周報(bào)等內(nèi)容，尤其適合在一些口頭討論形成共識和決議的時(shí)候，作為「雙方共同認(rèn)可」的內(nèi)容作為備忘。因?yàn)榭陬^表達(dá)容易出現(xiàn)表達(dá)和理解偏差，隨著時(shí)間的流逝人們的記憶也會出現(xiàn)偏差，用文字的方式發(fā)給參與方以待「日后備查」。
5.不要在郵件里討論公司機(jī)密或別人的隱私。對于規(guī)范的公司而言，公司郵件是公司資產(chǎn)，如果不希望被討論的內(nèi)容被別人看到，不要在郵件里討論。這既是對公司的保護(hù)，也是對你自己的保護(hù)。
6.謹(jǐn)慎使用自動回復(fù)功能。如果設(shè)置，請務(wù)必對同一收件人發(fā)送一次。有些人在休假或外出的時(shí)候，會將郵箱設(shè)置自動回復(fù)，這本是好意。但有些系統(tǒng)會對每一封郵件進(jìn)行自動回復(fù)，這對收到自動回復(fù)的人是一個(gè)極大的騷擾。在設(shè)置自動回復(fù)功能的時(shí)候，務(wù)必多測試幾遍，僅對同一收件人發(fā)送一次。
7.重要的郵件寫完之后最好再檢查一遍，看看有沒有不合適的表達(dá)。越是重要的郵件，越要多小心細(xì)致。如果不是特別緊急，也可以在郵件寫完之后，喝點(diǎn)東西，或者和同事聊幾句，過一會兒再來看看自己之前寫的郵件有沒有不合適的地方。
還有一個(gè)辦法是：你可以找一位同事幫你看看你的郵件中有沒有不合適的表達(dá)。ta提的意見可能不一定中聽，但作為「普通讀者」的意義和價(jià)值非常重要，ta如果有不好的感受，我想你一定可以用更好的表達(dá)方式去寫這封郵件。
以上就是我與大家分享的寫好一封電子郵件的注意事項(xiàng)。電子郵件只是眾多令你頭痛的職場寫作場景之一。在你的工作中，還會面臨各種各樣的寫作需求，在郵件里答復(fù)客戶的疑問、每周給老板寫工作匯報(bào)、為大咖寫一封合作邀約、寫一封求職加薪申請……
這些寫作場景，往往關(guān)乎合作能否成功、自己能否升職加薪，而這些職場寫作技能，從沒有人教過你。所以，你可能常常為這些事情發(fā)愁：
●每次給老板和客戶寫郵件，尤其是回復(fù)給多人時(shí)，既怕得罪人，又怕沒體現(xiàn)出足夠的專業(yè)度，刪了又改，改了又刪，怎么寫都覺得不滿意，怎樣才能把每一封郵件都寫得既專業(yè)，又能讓每個(gè)人都更容易接受我的意見？
●忙忙碌碌工作了一周，寫周報(bào)的時(shí)候發(fā)現(xiàn)沒什么亮點(diǎn)，部門另一個(gè)同事工作沒你勤奮更沒你用心，因?yàn)橹軋?bào)寫得好，卻被領(lǐng)導(dǎo)誤認(rèn)為ta比你更能干，怎么讓自己的工作成績更加突出，從而獲得更多機(jī)會？
●你認(rèn)認(rèn)真真維護(hù)好每一個(gè)客戶，可是客戶卻總覺得競爭對手的服務(wù)好，你越是追得緊，客戶越是躲你，為什么客戶總是主動去找別人，而老躲著我？
●大家都說，要與最好的人共事，與大牛成為朋友，才可以成為更好的自己。可是大牛根本不愿意搭理我，怎么辦？
